Die Todo-Liste ist ein grundlegendes Tool, um deine privaten und geschäftlichen Aufgaben effizient zu organisieren. Deine Todo-Liste zeigt dir, was du noch erledigen musst, was du schon erledigt hast und wie du deine Zeit einteilen musst. Vor ein paar Monaten haben wir hier über das Moreganize Tool der Todo-Liste berichtet. Im Moreganize-Blog liest ihr auch in Zukunft unsere gesammelten Tipps zum Thema, denn eine richtig erstellte Todo-Liste ist das beste Organisationstool der Welt, doch gleichzeitig schadet eine unorganisierte Todo-Liste der Produktivität.

Wie also erstellst du eine effiziente Todo-Liste?

1. Unterscheide zwischen Tasks, Projekten und Zielen

Auf die Todo-Liste kommen nur Tasks, keine Projekte oder Ziele. Dein nächstes Projekt: deine Geburtstagsparty organisieren. Dein Ziel: eine super Feier, die allen noch lange in Erinnerung bleibt. Nun kannst du dein Projekt in verschiedene Aufgaben gliedern. Tasks wären etwa:

• Getränke bestellen
• Essen bestellen oder organisieren
• DJ/Musik organisieren
• Gästeliste erstellen
• Gäste einladen
• Datum für Party bestimmen

2. „Grosse“ Aufgaben in mehrere Tasks aufteilen

Achtung: Jetzt haben wir gerade gegen eine wichtige Regel verstossen! Zentral ist nämlich, dass deine Todo-Liste immer machbar bleibt. Schreibe also keine Tasks herein, welche nicht auf einmal erledigt werden können, oder welche du nicht selbst erledigen wirst. Der Trick: „grosse“ Tasks nochmals aufteilen. Mit dem Task Essen bestellen oder organisieren kannst du nicht viel anfangen. Besser du gliederst diese Aufgabe in:

• Chips und andere Knabereien einkaufen
• Mirjam fragen, ob sie ihr tolles Aperogebäck mitbringt (Tel. xxx)
• Geburtstagstorte für 30 Personen bei Bäckerei Schneider bestellen (Tel. xxx)
• etc.

Auch der Task DJ/Musik organisieren kannst du so weiter aufteilen.

3. Tasks richtig benennen

Wie du siehst, haben wir jede Aufgabe so genau wie möglich beschrieben. Es lohnt sich beispielsweise, eine benötigte Telefonnummer oder Adresse gleich in der Aufgabe zu notieren. Eine Aufgabe soll also so benennt werden, dass sie auf einen Blick klar ist und zur Erledigung nicht noch weitere Informationen gesucht werden müssen. Der Task Getränke bestellen wird so zu 5 Kisten Bier und 5 Kisten Prosecco bestellen bei Getränkehändler x (Tel. xxx).

4. Wichtigste Tasks zuoberst

Die wichtigsten Tasks sind Aufgaben, die du als allererstes erledigen musst. Du kannst bei Moreganize deinen Aufgaben eine Deadline zuweisen oder sie mit Priorität hoch oder Priorität mittel priorisieren. Unser Tipp: Mit dem Mauszeiger kannst du die Prioritäten in der Liste verschieben. Stelle die wichtigste Aufgabe immer zuoberst in die Liste. Dies hat auch einen psychologischen Effekt, denn die oberste Aufgabe nimmt jeder automatisch als die Wichtigste wahr. Die Reihenfolge kannst du jederzeit wieder ändern.

Eine gute Todo-Liste würde also z.B. so aussehen:

Die effiziente Todo-Liste

Erstelle bei Moreganize deine Todo-Liste und arbeite gemeinsam mit anderen daran.

Im nächsten Beitrag zur Todo-Liste zeigen wir dir, wie man effizient und ohne schlechtes Gewissen an einer Todo-Liste arbeitet.

Wer kennt das nicht: Eigentlich sollten wir so vieles erledigen, aber aus irgend einem Grund tun wir es nicht – was das ganze natürlich nur noch schlimmer macht. Einerseits läuft uns die Zeit davon, andererseits kommen immer neue unerledigte Aufgaben hinzu. Die Aufgaben stapeln sich in unserem Kopf und  der Stress nimmt stetig zu (das ganze hat übrigens einen Namen: Prokrastination).

Was tun? Moreganize einsetzen.

Moreganize bietet unter der Funktion „Todo-Liste erstellen“ ein schönes Tool, welches sowohl durch Benutzerfreundlichkeit wie auch Effizienz besticht.

Todo-Liste erstellen

An dieser Stelle möchen wir euch einen Weg zeigen, wie ihr mit ein paar einfachen Schritten Ordnung ins Chaos bringt und eure Pendenzen mit Moreganize erledigen könnt.

1. Legt eine Todo-Liste an. Denkt euch einen Namen aus, an den ihr euch erinnert.
   

   Todo-Liste: Allgemeine Informationen

2. Macht einen Liste aller Todos, die euch beschäftigen und ihr erledigen wollt. Und schreibt wirklich alles auf, auch noch so kleine Dinge, die nebensächlich wirken.
   

   Todo-Liste: Aufgaben festlegen

3. Jetzt geht es euch wahrscheinlich schon besser. Ihr habt dank der guten Übersicht, die Kontrolle über eure Pendenzen wieder.
   

   Todo-Liste: Übersicht

4. Nun solltet ihr einen Kaffe oder Tee trinken und euch mit was anderem beschäftigen – die Probleme sind erfasst und laufen euch nicht davon.

War der Kaffee gut? Ach so, ihr habt “Kaffee kaufen” in der Todo-Liste erfasst… Der nächste Schritt besteht darin, eure neue Todo-Liste nach folgender Regel zu sortieren:

1. Aufgaben, die ihr innert zwei Minuten erledigen könnt, werden gleich erledigt. Jetzt. Sofort. Es ist wirklich einfach, den Müll rauszubringen oder eine Rechnung mittels eBanking zu bezahlen. Also los, weg mit dem Ding, abhacken.
   

   Todo-Liste: Erledigte Aufgaben

2. Es gibt Sachen, die auch jemand anders für euch erledigen kann. Nein, ihr müsst nicht alles immer selber machen! Also delegiert diese Aufgaben. Mit Moreganize geht das sehr gut.
   

   Todo-Liste: Aufgaben übernehmen

3. Hohe Priorität haben meist Aufgaben, die innert einer bestimmten Frist erledigt werden müssen. Wann läuft die Frist ab? Setzt eine Deadline. Rechnet rückwärts: Wie lange brauche ich für diese Aufgabe und wann muss ich spätestens anfangen, um die Deadline einzuhalten?
   

   Todo-Liste: Deadline festlegen

4. Nun könnt ihr anhand der Fristen und der Zeit, die ihr für die Erledigung der Aufgabe braucht Prioritäten setzen. Hat etwas hohe, mittlere oder gar keine Priorität?
   

   Todo-Liste: Prioritäten

5. Gratulation, jetzt habt ihr eine Todo-Liste, mit der ihr Aufgaben planen und Dinge ganz einfach (endlich) erledigen könnt!
   

   Todo-Liste: Vollständige Liste

Inspiriert wurden wir beim Schreiben dieses Artikels von der bekannten und genialen Selbstmanagement-Methode “Getting Things Done” (kurz GTD) von David Allen.